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如何构建有价值的端到端流程
业务架构与流程
2025-12-5 15:10
原作者: 于萍
摘要

如果劳动者了解自身工作如何造福他人,不管是通过多简单的方式,那么即使最平凡的工作,对他们来说也拥有了意义和价值。每个人都渴望接触到超越自己和自身需求的事物,以流程为中心的工作能帮助人们满足这一需求。它 ...

如果劳动者了解自身工作如何造福他人,不管是通过多简单的方式,那么即使最平凡的工作,对他们来说也拥有了意义和价值。每个人都渴望接触到超越自己和自身需求的事物,以流程为中心的工作能帮助人们满足这一需求。它能扩大我们的视野将我们与他人——团队、组织和客户联系起来。在以流程为中心的世界里,那些仅执行重复性任务的员工得以找回失去的尊严。

——迈克尔.哈默

在当今不断变化的市场大环境下,工作完成方式是企业能否取得成功的关键,各个企业都面临着前所未有的宏观经济和商业因素的双重影响,如何适应市场不断变幻新的商业环境,压缩成本、提供富有竞争力的薪酬、提供优于竞争对手的产品及服务,让产品价值配得上增加的价格、提高灵活性,准时保质保量交付产品,在各个方面超越竞争对手,解决这些问题的方案说起来容易做起来难,当今企业普遍的组织和运营方式也无法使企业获得自身所需要的大幅度绩效改善。

我们可以看到有些公司流程杂乱,效率低下,回款不及时,成本大,不能按时交付订单,客户抱怨,分析这样的公司之所以尚存,深入了解分析就会发现,大部分人员每天都在“救火”,通常这些公司以部门或任务为导向,关注如何完成具体的业务流程操作,输出的价值主要是满足内部管控要求,而非客户的真正需求。这种流程设计往往导致流程之间出现大量缺失、割裂和冲突,最终只能做到局部最优,这些公司的各部门都有几个敬业的员工,他们总会去堵住公司的一些漏洞,靠个人能力克服公司混乱的工作流程,他们的存在弥补了工作流程不足,保住了客户,并不断创造着出人意料的应急解决方案。但随着公司业务量增大就会显性化的表现出力不从心的感觉,每个人都很尽力,但还是无法满足客户准时交付要求,势必会造成订单减少、成本增大,效率低下。很多公司没有人意识到,如果企业能改进工作流程,就能避免这些突发问题和企业运营风险。

我们一起先看一个案例:

一家大型消费品公司的销售代表从新客户那里收到一笔小订单的故事。客户明确指出:本次仅是尝试,如果贵公司可以漂亮完成这次订单,那么后续将会与贵公司开展更多合作。销售代表明白这次表现的重要性,于是使用“紧急”和“加速”标签来标记订单,然后将其提交给下一个流程。从订单到交付流程如下:



员工将订单从一个部门传递到另一个部门,直到最后的发货阶段。负责发货的工作人员查看订单以后,发现这个订单本身的订货量并不能将一辆卡车装满。未装满就发货意味着昂贵的成本,而发货人员知道自己的奖金与运输成本的高低挂钩,他必须尽可能地降低运输成本。因此他下令暂时搁置这批货物将卡车装满之后,才可以发货。显然我们会为此感到震惊,不按时发货就会造成该订单延期交付,甚至会造成后续订单丢失和失去客户的风险。但对于运输部门的经理来说,这完全是理性的决定。他的职责是将运输费用最小化,那是他奖金的来源。运输部门经理延迟发货并不过分,也并非缺乏责任感。实际上,快速发货反而与他的管理职责相违背。客户流失并不是他的错,问题在于公司的整个工作系统,而运输只是整个系统的一个小方面,公司没有按照整个工作系统去规划考核指标,而是按照各部门承担的职能去设定考核指标。运输部门经理工作被定义得如此狭隘,以致脱离公司这个大背景,因此他的努力做到最好反而会给公司造成损害——延误交付可能造成丢失客户。

通过这个例子我们可以想想问题出在哪里?管理者通过细化,将工作分成越来越小的单元,实现了大范围内生产率的提高。现代企业发展出拥有许多专职职能部门的模式,如销售、研发、市场、项目、生产、运营、财务、人力、运输等,在特定部门工作的员工,致力于完成部门目标,市场部提升销量,运输部降低成本高效发货,采购部完成采购等,主管部门根据部门绩效完成情况进行考核。但恰恰是各部门绩效考核达标,但公司整体运营质量出现了大问题,订单无法按时交付、客户流失、市场份额减小,其问题不在于各部门,而在于公司整体管理流程出现了严重的问题。

如果做到更快、更省、更好,是商业中难以实现的让人望而却步的三位一体指标,要想做到更快、更省,就无法做的更好;要想做到更省、更好,就势必会牺牲时间;要想做到更快且好,又无法做到更省。如何在更快、更省的同时,做到更好,显然工作不再是一系列分散的流程,取而代之的是一个端到端的流程,需要建立全局观,考虑整体而非部分,关注结果而非分散的流程,关注集体而非个人。打破部门壁垒,通过端到端流程将个人利益与公司无缝融合到一起,形成了坚实的团体,面向同一个目标:客户满意度。

下面我们从企业最关注的如何在获取客户需求后,将需求转化为订单,通过整体规划端到端流程实现订单保质保量准时交付。

我接触到一些企业,获得了客户需求并将其转换成订单,但因公司流程问题常常一片混乱,几乎从未在约定的日期交货。当整个流程最终到达即将交付时,往往会出现装配不正确,某些零件损坏、丢失或文件错误等,客户非常恼怒,要求公司立即解决问题,公司也承诺会改变方式,做得更好,却从未真正改变过。最终往往丢失客户,合作关系到此为止。从表面看可能会认为是各部门执行力不到位,其实根本原因是公司管理出问题了,公司的工作方式,过程管理非常混乱,每个部门每个人都在忙着“赶工”和“救火”,我们一起来看看造成混乱局面的流程是怎样的。


01 客户需求到获取订单



从客户提出需求联系销售人员——销售人员将客户需求交给研发部——研发部给出设计方案——确定产品构成清单及技术规范——项目介入参与决定制造成本和交货时间,并向客户提供报价和交货日期——客户同意报价后,签订订单—获取订单。


02 设计图纸发布及确定采购清单



获取订单后——项目下发任务单——研发部门设计图纸并发布图纸——确定BOM清单推送给采购、技术、生产——技术部门提出工装设计图纸——采购部门启动采购


03 采购及产品交付



采购部门询比价进行采购,生产在条件具备的情况下开工生产。

单从上面各个分散的流程来看,似乎都很完美,一般企业会认为将这些分散的流程串接起来就是端到端流程,但为什么会造成最终交付延误呢?我们如果将流程串接起来就会发现每个节点都有延误,但每个节点的延误大家都有延误的理由,理由如下:

  1. 生产为什么延误交付,因为外购原材料、工装等采购没有按时到货;加班赶工造成质量问题处理造成延误;

  2. 采购为什么没有按时到货,因为未按时收到采购清单;

  3. 采购清单为什么没有按时提出,因为图纸下发延误或图纸有新的更改造成延误;

  4. 图纸下发为什么没有按时下发,因为各部门审签时间和需要更改造成延误;

  5. 图纸审签和更改为什么没有按时完成,因为客户需求更改、或者是优化设计、或是审签提出修改意见需要更改等等原因;

下面一起来分析一下问题产生的原因。

我们可以同项目、研发、采购、技术、生产等部门一起来梳理和分析从订单到发货的完整流程,并将流程中所有步骤记录下来,我们会发现没有一个员工清晰了解从头到尾的整个流程。每个员工都清楚自己的本职工作,以及所在部门的职责,但没有人对整个流程有宏观了解。我们可以从客户提出需求联系销售人员——销售人员将客户需求交给研发部——研发部完成设计后——创建产品需要包含的零件等BOM,并创建有效的技术规范——项目介入参与决定设计成本和制造成本,并向客户提供报价和交货日期——客户同意报价后,签订订单——项目下发任务单——研发部门提出需要采购的外购件给采购部门——技术部门提出工装设计图纸——提交给采购部门进行采购——采购部门询价进行采购——生产部分核实开工条件,发现缺件告知采购缺件。

上述流程听起来不错,清晰而明确,但现实情况往往一片混乱。根本问题在于,每个人都只专注于自己的工作,没有人知道也不关心其他人的工作。他们都想把工作做好,但其实一直都是彼此的障碍。

设计部门可能会发现系统存在问题,或者找到更好的设计方案,却因为觉得麻烦而不通知其他部门,直接与客户公司对接人联系,协商修改设计,绕过了采购、技术、生产部门,从而引起混乱。如果设计图纸不能按期发布或频繁更改,就会造成工装设计延误不能按时到,就会影响零件的加工。

还有一个很重要的原因,大多数公司都设置了错误的考核指标,他们允许每个部门采用不同的评价方案,因为每个部门努力的方向不同就会产生不协调的结果。

我们可以看到每个流程节点都有责任部门,每个部门都有延误的原因,都有绩效考核指标,但最终没有按时交货,造成最终客户不满意,其结果由公司承担,公司就会慢慢失去客户、失去市场。

端到端流程不是简单的将各个分散流程串接起来就可以满足客户需求,实现准时交付和企业高效运行,还需要公司领导者为流程所有者充分授权,使流程所有者享有独立的权利来更改流程和改变工作执行方式。后续文章里继续同大家一起探讨如何构建满足客户需求的端到端流程。

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