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组织如何应对多体系建设,以“建”促“用”?
IT
  • 2023-1-13 13:24
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原作者: 刘云 收藏 分享 邀请
摘要

一、多体系建设现状新时代质量管理体系(以下简称NQMS)起源于“十四五”之初,在回顾各单位质量保证中出现的各类问题时,我们发现很多单位的质量管理体系建立过程是通过对标认证的要求来识别相关元素,以面向实物产 ...


一、多体系建设现状


新时代质量管理体系(以下简称NQMS)起源于“十四五”之初,在回顾各单位质量保证中出现的各类问题时,我们发现很多单位的质量管理体系建立过程是通过对标认证的要求来识别相关元素,以面向实物产品的质量目标达成为主,更多地是为满足产品认证而建立的。此类体系建设的出发点和重心并非面向组织运行,组织需要另外开发一套流程来规范日常业务运行,这就导致体系建设编制的过程程序文件和规范组织实际运行的流程之间存在“两张皮”的问题。

NQMS提出以系统观念来审视质量管理,立足“组织质量”视角,建立健全组织运营管理体系,将质量管理要求融入组织运营管理体系,确保体系运行和持续改进各单位围绕“架构引领、流程主导、IT支撑、要素融合”开展实践工作,立足组织全局、识别组织主要合规义务(质量、环境健康、安全、保密、风险、内控);并以“质量”先行,在体系过程详细设计中选取主要质量法规和标准要求,梳理为相关的管控要素,融入末级流程设计,形成融合机制,为随后的环境健康、保密安全、风险、内控等管控要素融合奠定基础。

各实践单位已深刻体会到,传统的职能式组织形式应对市场拓展、品牌经营、资质认定等需求开展体系建设工作时,在建设初期确实能够一定程度上提高组织管理水平,减低组织运营风险。但随着时间推移,体系文件与企业运营制度、业务流程类文件各自都以“自演进”方式开展,很难做到体系的维护与改进,且没有真正与自身运营联动起来。主要原因在于组织内部建设各体系时天然存在自己的视角,其管理大多强调各自结果的独立性,但组织缺乏有效的管理机制使其协调统一。各业务系统为达到各自目标,迫使企业资源成为争夺与博弈的主战场,全局目标的达成难度和成本不断增大,导致出现“1+1<2”的现象。

目前各单位都经历过旧体系运行与新体系建立的时期,单从合规要素生命周期来看,外部要素识别外部要素内化为内部控制要素内部控制要素与自身业务流程融合融合要素运行,经历了4次转换,组织却往往找不到统一的着力点,且未曾建立组织完整图像,建设时仅以单视角创造自己管理的图像,在体系改进时也是以问题驱动自己单领域的图像做改进。这种建设方式就直接导致多体系同时运行时,迫于专业、职能壁垒等因素难以做到一次整改到位,最终耗费组织大量时间和成本来维护这些体系。

局部视角造成的重复性建设、管理盲区无法从根本上解决,合规体系与组织运营间的一致性偏离度越来越高,“表面性”、“二义性”、“两张皮”会随着体系运行越来越凸出。所以组织看到的更多是体系建设带来“包袱”而不是其“建设价值”。到底哪里出了问题?“多体系”之间在组织内到底应该以什么形态来维护?怎样避免“多体系”融合过程的多张皮问题?组织如何确保“多体系融合”后真正被组织所用?组织如何应对未来累加的体系投入和运行维护受控?这些都是组织亟需解答的问题。


二、如何应对多体系建设

客观来讲,组织面对的各类体系可能来自行业组织、上级单位、地方政府等机构的要求,这些体系天然就是相互独立的,这就决定了企业一旦只为“满足要求”,就只能加剧组织的割裂程度。我们转变一下视角,从第三视角来看这个问题,如下图:

我们把组织自身的运营管理体系看作是个“黑盒”,只要是组织运营之外的要求,我们都需要在组织内部建立一道屏障将这些外部要求结合自身业务进行内部转化,形成内规,作用到自身运营过程。

接下来我们再看运营体系内部如何运转,组织需要强调发展,开拓创新,还需要考虑发展所带来的合规风险,防止其造成难以估计的严重后果。故在体系建立之初,组织就需要站在组织全局来识别合规管理在组织中的基本定位,任何一项合规都要结合组织实际业务进行承接、转化,形成一系列约束或管理规则,注入到组织的运营体系中,才能使合规在组织内真正发挥成效

从字面来看,“合规”是个动名词,“合规=合+规”,即首先要有“规”(What),其次要知道合规的方法(How),最后才是按规定和方法去实现合规(Do)也就是说,我们要合规,不能上来就思考“How to do”,而是首先需要先搞明白要合什么规?其次思考如何以全局视角构建一套合规要求在组织落地的方法,最后才考虑怎么干,由谁来干。

流程作为组织的核心管理手段,是组织真实管理过程的镜像,通过流程构建组织这一逻辑世界的完整地图,可以自然的将组织各要素连接在一起,自上而下的将合规要求分解到业务人员具体的工作行为。以流程作为合规要素的着力点才能使其自然生长,故基于流程的合规融合才能使其具备可持续发展的能力,确保体系运营能力安全可靠地一步一步实现突破与提升。

三、如何以“建”促“用”


“建是根本,用是目的”,但在体系建设之初,我们还需要认识到“用是目的,以用促建”。随着建设水平的不断提升与应用场景的逐渐完善,两者之间的对接也更加有效。真正想要让体系“用起来”,实质是考验体系是否具备自上而下的融合能力。组织应把握思想精髓,不迷信、不过度依赖体系,在洞察组织实际的基础上,确定指导思想与总体框架,将要求在组织内形成一套标准语言,创造其生长环境,最终附着点一定要与组织工作人员的行为相结合才能做到合规要求的落地,否则很容易造成“表面化”现象。故体系建设需要把握“业务流程”,将所有合规要求转变为规则与约束,最终落实到人员的行为和岗位职责中。

数孪模型科技在多体系建设中具有丰富的实践经验,创始人程燕曾任航空工业AOS管理体系技术支撑组组长,也作为专家全程参与到NQMS的论证、宣传、培训及审核评价工作中。在NQMS第一批试点单位中支持了十余家单位的实施应用,包括航空工业、航发、航天科技、核工业、电子、认证中心、军内等领域,指导企业理解NQMS核心建设逻辑,对NQMS成熟度评价标准做出解读,导入架构方法,并快速开展流程梳理、进行多体系融合管理模型搭建,指导组织结合实际情况完成本地化实施路线定义、建模规范制定等工作,帮助组织提升了自身能力体系建设能力。

NQMS提供了一套组织运营管理体系与质量要素融合的解决方案,组织可以把它看作为一次机遇,帮助组织构建自己的核心管理能力。

数孪模型科技团队坚持为客户赋能,在NQMS项目实施过程中除帮助组织解决“建”的问题之外,在建设过程中更多思考的是这些建设内容如何让组织真正理解合规与流程融合的方法,实现动态管理的目标。我们提供多种合规融合路径帮助组织构建要素识别与流程体系的融合机制,从根本上解决各体系自建的矛盾;结合组织实际管理情况,确定一套“多体系融合”的标准实施路线;支持合规人员、业务人员基于模型协同完成体系设计,对于文档编写这类高成本低效率的劳动,由系统自动完成文档生成,让业务人员和合规人员能够将更多精力投入在设计工作本身;采用模型表达的形式统一健全组织内部语言体系,帮助组织将管理体系用国际通用标准语言描述清楚并管理。在数孪模型科技的帮助下,组织不仅可以基于模型进行各种关联分析、追溯分析、仿真等,还可以基于平台完成日常合规管理,建立管理者、合规人员、流程人员间的工作交流平台,改变以前由于分散管理带来的各种不一致问题。

数孪模型科技推出的EMAGE(组织建模与治理云平台)是目前国内最成熟、最全面的完全自主国产化EA平台,不仅支持“多体系融合”环境的构建,也可以支撑组织全体系建模与治理,通过模型化管理帮助组织实现战略-业务架构-流程架构的关联、传递、追溯,并可基于模型完成组织治理。目前也作为NQMS推进的推荐工具,用于支撑NQMS建模规范、实施指南等相关已发布文件中的建模表达,确保NQMS的建设与使用都是面向组织的实际运行,持续发挥价值。

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